Какие бизнес-задачи можно решать фасилитацией: опыт Медиа Группы Украина

Что стоит за идеей? — Концепция!

Что стоит за концепцией? — Инструменты ее эффективного внедрения и реализации! Что такое эффективное внедрение? — Стопроцентный положительный результат!

Такая незамысловатая формула.

Новое время диктует новые правила игры. Для поиска новой идеи уже недостаточно "порыться в интернете" или посмотреть, как делают другие. Потому что многие поступают аналогичным образом. И, перебирая идеи в голове, звучат ответы: "Это мы уже делали, это банально, это уже было и т.д.".

А бывает и так, что идей просто нет…

Знакомая ситуация для многих коллективов. Не исключением стали и наши команды. Но мы начали искать причины и анализировать работу наших команд, пытаясь найти ответ на вопрос: "Что-же приводит к подобным ситуациям?"

Первая причина — это хрестоматийный кризис идей, когда участники уже не могут посмотреть на ситуацию с другой стороны, выйти за рамки, абстрагироваться от общепринятых правил и методик.

Вторая — многие идеи оказывались не озвучены по ряду причин и не все мнения участников команд были высказаны в процессе работы. Мы теряли важный ресурс!

Наблюдения за работой команд и рабочих групп, анализ их работы показал нам, что часто проблемы возникали из-за того, что команда не знает принципов эффективного взаимодействия при проведении рабочих встреч, мозговых штурмов.

Часто возникали ситуации, в которых участники "проваливались в критику" идей и долгие споры в отношении тех или иных вопросов. И, как результат, потеря времени, потеря интереса к происходящему, не достижение желаемого результата.

После этого мы начали искать инструменты и методы, которые нам позволят улучшить ситуацию. Нам на помощь пришла фасилитация — организация группового взаимодействия для достижения поставленных целей. Например, это может быть поиск новых идей, установление договоренностей, формирование планов и т.п. Предполагалось, что методики фасилитации должны были обеспечить нам эффективность и целостность групповой работы. Нам было важно достичь максимального вовлечения людей в работу без принуждения.

Проведя первые встречи с применением данной методики, мы стали понимать, что результаты улучшились. Многочасовые совещания и проектные встречи стали уходить в прошлое.

Фасилитационные сессии позволили нам раскрыть потенциал каждого участника, вытащить на поверхность самые смелые идеи, а также создать комфортные условия для проведения креативных встреч. Мы сдвинулись с "мертвой точки" на старте. Мы получили идеи!

Светлана Федотова, руководитель направления по обучению и развитию Медиа Группы Украина

Участники и сами не знали, на что способно их подсознание. И поначалу не верили в то, что процессом генерации идей можно управлять. Нам было важно чтобы каждый из членов команды на фасилитации принял участие в общении, и не просто в общении, а был готов взять на себя ответственность за выполнение.

На старте мы выделили две эффективные методики работы с креативными группами во время проведения сессий: графическая фасилитация и синектика.

• Графическая фасилитация — процесс поиска идей, при котором мы бы смогли активно использовать техники интерактивной визуальной бизнес-коммуникации, а это, в свою очередь, позволило бы активизировать сознание, найти абсолютно новые решения и вовлечь участников в процесс, убрать фактор скуки и отстраненности.
• Синектика — это наиболее эффективная из методик активизации коллективной творческой деятельности, основанная на аналогиях. Нам было важно найти метод, при котором комбинируются разнородные, а порой и несовместимые элементы, чтобы "пробить стену повторения идей" и "насытить команды" креативом.

Применив смесь этих методик, мы получили действительно взрывной эффект: простимулировали инициативность в командах, позволили участникам выйти за рамки обыденности в решениях, помогли найти креативные, прорывные решения. Позволили конструктивно подойти командам к их воплощению.

Резюмируя работу наших команд, сформулировали

5 заповедей эффективной фасилитации

1. Понимание целей и задач встречи. От этого будет зависеть формат, который вы заложите в основу мероприятия.

2. Детально проработанный фокусирующий вопрос на встречу. Важно проговорить и согласовать это с заказчиком фасилитации. От этого будут зависеть направление мыслей участников и конечный результат.

3. Нейтральность фасилитатора по отношению к контексту встречи. Доверяйте мудрости группы.

4. Вовлечение участников в активное обсуждение. Задавайте правильные фокусирующие вопросы.

5. Структурирование и резюмирование идей участников. Помогайте группе договориться и принять эффективные бизнес-решения.

Успешная фасилитация — это совместная работа как участников, обсуждающих действительно важные для них вопросы, так и фасилитатора, подбирающего темп и уровень, на котором должна находиться группа, и использующего тщательно подобранные инструменты.

Какие бизнес-задачи можно решать фасилитацией?

Фасилитация — это инструмент, которым можно пользоваться при проведении рабочих встреч, сессий стратегического планирования, креативных бордов и т.п.

Кроме раскрытия творческого потенциала участников, техники фасилитации позволяют:

- анализировать и оптимизировать бизнес-процессы;

- создавать общее понимание. Когда все участники одинаково понимают какая цель, какие сроки, ресурсы и какие правила игры;

- разрабатывать стратегию, проектные планы;

- объединять сотрудников для быстрого решения актуальной бизнес-задачи;

- мотивировать персонал на достижение нужных результатов.

Часто мне задают вопрос "Кому я рекомендую использовать это подход"?

Фасилитация может быть применима в любом бизнесе и в разных проектных группах.

Не зря ее часто называют техникой управления командным разумом. Это незаменимый инструмент для вовлечения участников в анализ препятствий и проблем, выработку командных решений, например, по улучшению рабочих процессов или взаимодействию.

Я рекомендую использовать этот подход как HR-ам, так и менеджерам для:

• принятия нестандартных, опережающих решений;
• в работе с новыми проектами или при необходимости оптимизации текущих;
• для повышения качественного уровня ваших совещаний, когда они стали напоминать перепалки и не приносят результатов;
• для облегчения внедрения организационных изменений;
• для сплочения и объединения команд;
• для синхронизации видения в команде и выработки совместных целей.

Источник