Как сосредоточиться на том, что действительно важно, а не только на том, что срочно?

Результаты исследования, недавно опубликованного в журнале Consumer Research, показали, что люди чаще выполняют задачи, ограниченные по срокам, даже если есть более легкие задачи, которые могут принести большую выгоду, но они не ограничены по времени.

В чем может проявляться важность задач?

• В удовлетворении ваших внутренних потребностей и вашей системы ценностей (например, волонтерство или более полное и долгое общение с детьми).
• В достижении общественного признания (участие в отраслевых форумах или написании книги).
• В увеличении знаний и улучшении навыков (изучение нового языка или получение навыков программирования).
• В предотвращении неприятностей (ежегодное обследование у врача или создание протокола управления кризисом для вашего бизнеса).

Если вы похожи на большинство людей, эти приоритетные направления появляются у вас в голове, но вы не замечаете их в потоке мелких, но якобы срочных задач, таких как очистка ящика электронной почты, создание новостной рассылки, очередное письмо-напоминание поставщику или резервирование зала для мероприятия.

Harvard Business Review дает несколько практических рекомендаций, которые помогут научиться расставлять правильные приоритеты. Это не значит, что вы сразу сможете делать идеальный выбор. Да, он и не нужен. Стремление к совершенству, как раз и останавливает людей на пути достижения любой цели. Вместо этого лучше реализовывать определенные шаги, которые будут постепенно перемещать вас в правильном направлении, но не потребуют больших усилий.

1. Запланируйте важные задачи и дайте себе больше времени, чем вам может понадобиться.

Всем давно известно, что запланированная задача имеет гораздо большую вероятность быть выполненной, чем незапланированная. Для очень важных и долгосрочных задач можно воспользоваться стратегией "очистка палубы" — одна конкретная задача на один день. Эта же стратегия хорошо работает при выполнении важной, но незнакомой или непонятной задачи, которая требует обучения чему-то новому или поиска нужно информации.

Чтобы не откладывать постоянно вопросы сохранения здоровья, заранее запланируйте даты консультации у врача или похода к массажисту. Так вы сможете избежать многих проблем со здоровьем.

2. Разделите большую важную задачу на небольшие элементы.

Большие задачи часто требуют постепенного выполнения. Бывает так, что мы ставим себе очень высокие цели, а потом постоянно откладываем начало ее достижения. Попробуйте разделить путь к цели на небольшие этапы, каждый из которых будет достаточно простым в выполнении, и начинайте с первого. Как только достигнете цель первого этапа, приступайте ко второму и т. д. Так вам будет проще и маленькими шагами вы придете к большой цели.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Никогда не поздно: на какие онлайн-курсы стоит подписаться, чтобы провести лето с пользой

3. Научитесь управлять чувством тревоги.

Выполнение многих важных задач может вызывать чувство тревоги, поскольку что-то может пойти не так. К примеру, написание завещания, выбор преемников вашего бизнеса, создание плана управления кризисом и т. п. Даже, когда задачи не касаются столь глобальных тем, тревога может возникать по поводу развития новых отношений, совершения какой-либо ошибки, высказывания просьбы о чем-то… Все эти моменты иногда месяцами обдумываются, вызывая сомнения, колебания, желание ничего не делать и оставить, все как есть.

Научитесь определять свои эмоции и природу их возникновения. Признайте то, что они у вас есть — это первый и главный шаг к эффективному управлению эмоциями. Если вы научитесь управлять мыслями и эмоциями, вы сможете легко достигать целей, связанных с выходом за пределы вашей зоны комфорта.

4. Тратьте меньше времени на неважные задачи.

Неважные задачи имеют свойство отнимать больше времени, чем нужно. Например, вы можете начать проверять отчет сотрудника, и не успеете заметить, как пройдет целый час, который вы потратили на то, чтобы переделать половину этого отчета. В следующий раз ограничьтесь тем, что сделаете три наиболее важных замечания по любой части отчета или же выделите достаточно времени, чтобы полностью "отредактировать" работу подчиненного.

Может сработать в случае с незначительными задачами стратегия принятия быстрых решений. Когда вам нужно принять какое-то решение по текущему вопросу (не стратегическому), примите его быстро. Быстрое решение в этому случае будет лучше, чем идеальное, которое потребует массу времени.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Обучение, инновации, толерантность: что волнует эйчаров сегодня

5. Приоритезируйте задачи и уменьшайте количество срочных, но несущественных задач.

В современной жизни легко попасть в ловушку быть "слишком занятым преследованием коров, чтобы построить забор". Чтобы перестать "преследовать коров", сегодня есть масса возможностей — аутсорсинг, автоматизация, оптимизация рабочего процесса, создание шаблона для повторяющихся задач, исключение несущественных задач. Выделите время, чтобы один раз настроить систему работы, которая позволит вам сэкономить время в будущем.

Важно также не брать на себя ответственность за чужие решения. Есть люди, которых можно назвать пиявками — они всегда пытаются переложить принятие решения на кого-то другого. Например, вы поручаете кому-то принять решение по вопросу, а человек, вместо конкретного ответа, присылает вам список возможных вариантов. Так он перекладывает на вас ответственность. Вместо того, чтобы включиться и, изучив варианты, принять решение за другого, напишите ему письмо с просьбой дать четкую рекомендацию по обсуждаемому вопросу.

6. Найдите то, что помогает вам увидеть картину в целом.

Погружаясь в текущие дела, мы часто упускаем из виду общую картину, на которую полезно периодически смотреть. Найдите то, что помогает вам это делать. Например, поездка на выходные в одиночестве — дорога и пара спокойных дней в тишине позволяют посмотреть на ситуацию сверху; или встреча с коллегами, с которыми давно не виделись, может натолкнуть на интересные мысли; некоторым помогает рисование схем или таблиц для структурирования имеющейся информации и поиска новых вариантов… Найдите то, что подходит именно вам.

После того, как посмотрите на цельную картину, выделите время, чтобы понять, какие дальнейшие действия необходимо для достижения ваших целей.

В борьбе приоритетов важного над срочным не будьте слишком строги к себе. В современной жизни мы постоянно сталкиваемся с огромным количеством вызовов, с которыми вынуждены справляться. Некоторые считают, что разумно на важные дела выделять не менее 50% своего времени. Во всяком случае именно этим правилом пользуется автор книг "Инструменты для здорового мышления" и "Инструменты для управления беспокойством" Элис Бойес.

Источник