Что такое технологии управления бизнес-процессами и действительно ли они помогают бизнесу?

Методология управления бизнес-процессами (Business Process Management) как управленческая концепция появилась относительно недавно — в конце 90-х годов ХХ века, и быстро нашла применение в компаниях США и Европы. Логично, что разработчики программного обеспечения начали создавать IT-системы для автоматизации процессов: ими пользуются уже практически все крупнейшие мировые корпорации. Процессный подход к управлению и BPM-решения постепенно проникают в бизнес и в Украине. Чего стоит ожидать после внедрения BPM — давайте разберемся.

BPM на практике

Для начала рассмотрим простой пример. Представьте, что HR-отдел вашей компании ищет нового сотрудника. Рекрутер получает резюме от соискателей или находит их самостоятельно, отбирает, сохраняет в резерве. Затем он звонит кандидатам, проводит собеседования, назначает встречи с руководителем и другими участниками рекрутинга — и так по кругу, ведь менеджеру нужно сформировать short-list и список "запасных", участники которого также могут выйти в short-list. Наконец кандидат выбран и выходит на работу. Теперь для него нужно организовать рабочее место, оформить его, представить команде, провести обучение, назначить дату окончания испытательного срока и т.д. По итогу у вашего рекрутера накоплены десятки списков и таблиц, номеров телефонов, файлов резюме и исписан блокнот с задачами.

Оцените — сколько подобных рутинных процессов и задач существуют в вашей компании, сколько времени на это тратит каждый сотрудник и подразделения в целом? И не только в HR, но и в сервисе, продажах, логистике, маркетинге и других функциях компании — множество однотипных процессов вроде согласования договоров, заведения различных заявок, утверждения дизайна, ремонта, закупок, подготовки и презентации коммерческого предложения и т.д.

Ну а теперь представьте, что все эти процессы вы изучаете, описываете и оптимизируете — где и какие шаги можно ускорить или удалить совсем. И поручаете ИТ-системе контролировать выполнение уже стандартизированных процессов. Ваш HR получает подсказки и напоминания о звонке, все резюме сохраняются в единой базе, при выходе кандидата на работу менеджер по персоналу знает, кто будет настраивать компьютер, кто ответственный за обучение — все задачи будут назначены автоматически. Вот это и есть реализация концепции Business Process Management или BPM.

Для кого?

По данным Американского центра производительности и качества (American Productivity & Quality Center), в крупных компаниях может насчитываться до 1,5 тысяч бизнес-процессов. Очевидно, что автоматизировать их все невозможно, но 60% и больше — вполне.

Если вы — небольшой бизнес с десятками процессов, вряд ли вам потребуется специализированное ПО. Вам будет достаточно собраться командой руководителей с бумагой и ручкой и прописать оптимальную и логичную структуру взаимодействия.

Но если ваш бизнес растет, в компании много взаимодействующих подразделений, и вы чувствуете, что где-то идет "пробуксовка", не экономьте — инвестиции вернутся. По оценкам международного аналитического агентства Gartner, 80% организаций, внедривших ВРМ-системы, получают внутреннюю норму доходности (IRR) более 15%, что является хорошим показателем для инвестиций.

По исследованиям Ассоциации AIIM (организации, занимающейся вопросами управления информацией), 55% опрошенных руководителей бизнеса считают управление бизнес-процессами обязательным либо важным приоритетом. Из тех, кто пошел по пути управления бизнес-процессами, 17% сказали, что они вернули инвестиции (ROI) в течение шести месяцев, а 41% — в течение 12 месяцев.

Все придумано за нас

Поскольку рынок BPM-решений в Украине довольно молодой, руководители только начинают ценить возможности, которые дают ВРМ-системы. Но сферы применения ВРМ значительно шире, чем принято считать. С помощью ВРМ-решений можно стандартизировать практически любые процессы, которые кажутся вам уникальными — даже неструктурированные, когда в каждом отдельном случае набор и последовательность шагов могут быть произвольными.

Например, один из крупнейших телеком-операторов Украины — "Датагруп" — ускорил с помощью BPM-подхода процесс подключения новых бизнес-клиентов. В компании проанализировали все этапы подключения, некоторые процессы "запараллелили" и установили участвующим сотрудникам напоминания о задачах. После такой оптимизации, срок подключения В2В-клиента сократился на 25%.

Функционал управления бизнес-процессами зачастую присутствует и в других IT-системах, например, в CRM. В Украине решения "2-в-1" уже получили широкое распространение. Так, медицинская компания ilaya с помощью такой системы не только управляет взаимоотношениями с клиентами, но и обеспечивает документооборот и внутреннюю коммуникацию сотрудников.

Источник